Dropbox Sign (voorheen HelloSign) biedt een eSignature-oplossing waarmee het ondertekenen van documenten volledig gedigitaliseerd wordt. Documenten kunnen online worden opgemaakt, verstuurd en ondertekend, waarbij tevens de voortgang van begin tot eind kan worden gevolgd. Zo biedt deze eSignature-oplossing een veiligere en snellere manier van tekenen dan de traditionele manier met pen en papier. Dropbox Sign biedt een zakelijk oplossing door de mogelijke integraties met verschillende clouddiensten, waaronder Dropbox en Microsoft.
Voorbereiden en verzenden
Een te ondertekenen document is eenvoudig te uploaden vanaf een pc of uit een cloudopslag naar Dropbox Sign. Voeg daar vervolgens de benodigde invulvelden toe, zoals handtekeningenblokken, tekstvelden, textboxes, etc. en verstuur het document per e-mail naar de klant. Documenten die vaker gebruikt worden en waar bijvoorbeeld slechts enkele gegevens aangepast dienen te worden, kunnen binnen Dropbox Sign opgeslagen worden als template. Zo hoeft het document maar één keer opgesteld te worden en kan deze vanuit hier telkens hergebruikt worden.
“Met Dropbox Sign worden contracten tot 80% sneller ondertekend dan traditionele contracten op papier.”
Ondertekenen
De ondertekenaar ontvangt per e-mail een link naar het te ondertekenen document, binnen de beveiligde omgeving van Dropbox Sign. Heeft de ondertekenaar het document ingevuld en voltooid? Dan is het voltooide document direct beschikbaar in het Dropbox Sign-account van het bedrijf.
Beheren
De eSignature-oplossing wordt geleverd met een uitgebreid dashboard voor administratief beheer van bijvoorbeeld de toegang, opslag en rechten van teamleden. Daarnaast biedt het dashboard een overzicht van alle handtekeningaanvragen en de voortgang per aanvraag. Zo kun je aan de hand van de voortgang beslissen om vanuit Dropbox Sign een herinnering te sturen naar een klant die nog niet heeft ondertekend. Gebruik geavanceerde rapportages om inzicht te krijgen in de gebruikersactiviteit, naleving, doorlooptijd en de status van documenten.
Ook de opmaak en branding van documenten kan naar wens worden aangepast, door het toevoegen van een bedrijfslogo en persoonlijke berichtgeving. Zo blijven alle documenten merkgetrouw.
Gegevensbeveiliging, naleving en privacy
Met Dropbox Sign worden klantgegevens en documenten versleuteld en beschermd door Dropbox Sign. Alle data wordt opgeslagen in de gegevensinfrastructuur in Europa of Noord-Amerika, afhankelijk van de voorkeur van de gebruiker. Voor elk ondertekend document geeft Dropbox Sign een niet-bewerkbaar controlespoor met vermelding van wanneer, wie en waar (IP-adres) het document precies is ondertekend.
- Alle Dropbox Sign-documenten worden in rust versleuteld met AES 256-bits versleuteling
- Voor elk document dat tijdens verzending wordt ondertekend, wordt alle communicatie versleuteld met TLS
- Alle back-ups zijn versleuteld
- HSTS is ingeschakeld (HTTP Strict Transport Security)
- Dropbox Sign gebruikt 2 niveaus van documentversleuteling - Elk document wordt versleuteld met een unieke sleutel (een documentversleutelingssleutel of DEK), en die DEK wordt vervolgens versleuteld met een hoofdsleutel die regelmatig wordt gewisseld
Integratie met cloudopslag apps
Maakt een bedrijf al gebruik van een cloudopslag app, zoals Dropbox Business? Dropbox Sign integreert naadloos met Dropbox, waardoor een gebruiker binnen Dropbox een document met Dropbox Sign kan klaarmaken voor ondertekenen en direct verzenden. Een ondertekend document wordt vervolgens automatisch binnen Dropbox opgeslagen.
